De juiste tools: Welke SOFTWARE tools moet ik gebruiken om goed van thuis te kunnen werken?
De juiste tools zijn cruciaal. Er zijn vele gratis oplossingen, maar het is vaak echt beter om gewoon te betalen voor dat ene plan met de extra opties, het gaat je workflow alleen maar ten goede komen.
Gebruik Slack voor snelle communicatie, gebruik vooral WhatsApp niet voor communicatie met je collega’s. Een WhatsApp groep kan je ‘s avonds niet uitzetten, Slack wel.
Voor videomeetings is er :
Google hangout: Als je een Google-account hebt, heb je toegang tot Google Hangouts. Voor gratis Gmail- en G Suite Basic-klanten kunnen met Google Hangouts maximaal 10 mensen chatten tijdens een videogesprek. De service ondersteunt ook gelijktijdige voicechat en stelt deelnemers in staat deel te nemen aan een conferentie via e-mail of een deelbare link. Als reactie op de coronaviruscrisis heeft Google enkele beperkingen voor alle G Suite- en G Suite for Education-klanten versoepeld, ongeacht het niveau. Klanten kunnen nu tot 1 juli 2020 videoconferenties houden met maximaal 250 deelnemers.
CISCO is een naam die gewoonlijk wordt geassocieerd met dure Enterprise-producten, over het algemeen buiten het bereik van gratis gebruikers. Webex is de webconferentie-oplossing van het bedrijf en wordt geleverd met een robuuste gratis optie voor diegenen die op zoek zijn naar een barebones-videoconferentie-oplossing. Host maximaal 100 deelnemers in één gesprek, zolang u maar wilt. Er is geen limiet aan het aantal gesprekken dat u kunt plaatsen en u krijgt 1 GB cloudopslag met uw gratis account. Conferenties omvatten ondersteuning voor functies zoals het delen van schermen, video-opname en het delen van bestanden.
Zoom is een volledige suite voor videoconferenties gericht op gebruikers op Enterprise-niveau, met een aantrekkelijke gratis optie. Gebruikers met een gratis account kunnen videoconferenties hosten voor maximaal 100 deelnemers, maar conferenties van 3 leden of meer zijn beperkt tot 40 minuten. U kunt upgraden naar een betaald abonnement om deze beperkingen op te heffen, of u kunt uw conferenties eenvoudig kort en krachtig houden. Er is geen limiet aan het aantal vergaderingen dat u kunt houden, dus u kunt gewoon een nieuw gesprek hosten zodra u de limiet heeft bereikt.
Skype is een populaire VoIP-app waar de meeste gebruikers inmiddels wel van gehoord hebben. Het is gratis geschikt voor videoconferenties voor kleine teams van maximaal 50 personen (inclusief de host). Het bedrijf heeft de uitgebreide functie voor videogesprekken in april 2019 uitgerold, waarmee de vorige limiet van 25 werd verbeterd. Het belangrijkste nadeel van het op deze manier gebruiken van Skype is dat elke deelnemer zich op een of andere manier moet aanmelden en Skype moet downloaden, of het nu een app is voor desktop of mobiel.
Microsoft teams: Vergader vanaf elke locatie Schakel onmiddellijk over van groeps-chat naar videobellen met één klik op een knop. Teams van 10 of 10.000 mensen kunnen op één plek vergaderen, op hoeveel verschillende locaties ze zich ook bevinden.
Privé: facebook messenger, house party en what’s app tot 4 personen
Notion is een super handige tool voor documentatie. Elke beslissing die je neemt wordt uitgeschreven op een aparte Notion pagina.
Trello: De borden, lijsten en kaarten van Trello stellen je in staat om jouw projecten op een leuke en flexibele manier te delen die veel voldoening geeft.
Manier van werken
Eerlijkheid
De meeste bedrijven werken met flexibele uurschema’s. Je kiest zelf wanneer je het liefst werkt en wanneer je het meest productief bent. Maak je team er tijdig van bewust dat je even niet beschikbaar bent. If you can’t trust your employees to work flexibly, why hire them in the first place?
Vertrouwen: Hoe controleer je dat een collega voldoende gewerkt heeft?
Hoe bouw je vertrouwen bij je team? Beoordeel je collega’s of hun prestaties niet op basis van tijd of aanwezigheid, maar op de impact die hun werk opbrengt. Door duidelijke goals en verwachtingen uit te werken weten je collega’s wat er van hen verwacht wordt en kan jij de eerste stap zetten om dat vertrouwen te geven. Ben je vroegtijdig klaar met je taken? Prima, gebruik die tijd om collega’s te helpen, kennis van jou en het bedrijf te verbeteren of om te beginnen aan taken op langere termijn.
Documentatie: Hoe kennis delen en je team op de hoogte brengen?
Documentatie is een must, in elk bedrijf. Denk ook in functie van collega’s die nog niet bij jou werken: die zullen wellicht dezelfde vragen hebben als ze op je project komen. Wijs je collega’s er op als er beslissingen in chat of meeting worden genomen om deze definitief uit te schrijven. In een ideaal scenario kan je elke vraag van je collega beantwoorden met een link naar de juiste pagina in je documentatie. Als dit niet het geval is, weet je wat je moet doen.
Processen: Wat doe ik als mijn collega niet direct antwoord op mijn chatbericht?
Iets waar je mee moet experimenten als beginnend remote bedrijf is asynchrone communicatie. Verwacht niet meteen een antwoord als je een chat berichtje plaatst. Geef je collega’s de ruimte om te antwoorden wanneer het hen uitkomt. Je wil zelf ook niet gestoord worden als je net druk bezig bent. Het is ook OK om Slack toe te doen als je het druk hebt. Zorg er voor dat je individueel verder kan met je werk, ook als er niet direct antwoorden komen. Is die meeting wel nodig? Laat iedereen (asynchroon) de meeting voorbereiden, puntjes uitschrijven en in schriftelijke communicatie treden met elkaar. Zijn er dan nog dingen niet duidelijk, kan je een video call opzetten. De meetings zullen beter voorbereid zijn en minder lang duren.
Communicatie: Hoe pak je meetings van op afstand aan? Waar moet je in je communicatie bij telewerk op letten?
Er zijn enkele vuistregels in geschreven communicatie, die je altijd in acht moet nemen.
Always assume good intent: emoties zijn verborgen bij het lezen van teksten, gebruik emoji’s, verbiedt schrijven in capitals en overvloedig gebruik van leestekens, maar ga er ten allen tijde van uit dat je collega het goed bedoelt.
One human, one computer: als je een meeting hebt waarbij er meerdere mensen achter 1 scherm zitten, verhindert dit duidelijk communicatie voor de persoon aan de andere kant. Er ontstaat veel meer ruis door body language communicatie en er is een onevenwichtige verhouding in de call. Zelfs al zit je allen in hetzelfde gebouw, een meeting doe je alleen achter je eigen computer.
Mute by default, space to talk: zie je met verschillende personen in eenzelfde virtuele meeting moet het standaard zijn dat iedereen gemute is. Je microfoon enkel aanzetten als je zelf aan zet bent, in zoom kan dat eenvoudig door op spatie te duwen zolang je babbelt. Vlotte communicatie, waar we toch allemaal van houden.
Hello: Laat je collega’s in een algemeen channel weten als je werkdag begint of als je even weg bent. Zeg hallo,zeg dag. Niet om elkaar te controleren, maar zodat iedereen weet of je snel een antwoord kan verwachten of niet.
Een meeting als laatste toevlucht: mensen doen te veel, nutteloze meetings. Als je een uur lang in meeting zit met 4 personen, kost het je bedrijf niet 1 maar 4 uren. Gebruik een meeting enkel om met zo weinig mogelijk mensen (wel de juiste mensen) een zo klein mogelijk punt te behandelen. Iedereen waakt mee over de inhoud (door een duidelijke agenda) en creëer een cultuur waar het oké is om elkaar er op te wijzen als je afwijkt.
Lead by example: Hoe zorg je ook thuis voor een duidelijk onderscheid tussen je werkdag en vrije tijd?
Het begint allemaal bij het management. Toon aan je werknemers hoe het moet. Behandel iedereen gelijk. Volg op in de ochtend en de avond via chat, video, … Motiveren en team spirit zijn belangrijker dan ooit. De manier waarop je communiceert tevens. Als er angst of onzekerheid is, dien je dit eerst te tackelen en op te vangen via empathisch en actief luisteren. Onthoud dat medewerkers zich veilig, erkend en gesteund willen voelen zeker in deze Corona tijden…
Refs: