1. Moeten we vergaderen? Vergaderen neemt makkelijk een uur of twee van je dag af. Is de kwestie die je wilt bespreken niet in tien minuten aan de telefoon of via e-mail op te lossen?
2. Als je besluit dat het inderdaad nodig is om samen aan tafel te gaan, stel dan het doel van de vergadering vast. Het einde van een vergadering gaat in principe altijd gepaard met een actie of beslissing. Zorg dat je vooraf weet waar je naar op zoek bent, zodat je weer wanneer je je doel hebt gehaald.
3. Plan niet meer tijd in dan je nodig hebt. De meeste vergaderingen worden ingepland voor een uur, terwijl de helft daarvan in de meeste gevallen meer dan voldoende zou moeten zijn.
4. Start op het afgesproken tijdstip. Wacht niet op mensen die te laat binnenkomen. Daar leren ze geen les van en het moedigt alleen maar aan om de volgende keer weer te laat te komen.
5. Zorg dat je ook op tijd afrondt. Geef bij aanvang aan dat iedereen genoeg belangrijke dingen te doen heeft vandaag en dat de zaken echt wel binnen die dertig minuten besproken moeten kunnen zijn.
6. Nodig alleen de mensen uit die er absoluut bij moeten zijn. Hoe meer mensen er deelnemen aan een vergadering, hoe meer mensen er door elkaar heen gaan praten en hoe minder er dus uiteindelijk wordt besloten en gedaan.
7. Iedere vergadering heeft een leider nodig, dus benoem een voorzitter. Als jij het zelf niet bent, wijs dan vooraf iemand aan die je kunt vertrouwen met het leiden van een vergadering.
8. Reserveer een paar minuten in het begin van de vergadering voor koetjes en kalfjes. We zijn mensen, geen robots, en een goede relatie met onze collega's is goed voor de productiviteit en de werkvloer.
9. Als mensen iets moeten lezen voor aanvang van de vergadering, mail het stuk dan minstens drie uur van tevoren rond, het liefst de dag ervoor al. Als je iets twintig minuten voor de start van de vergadering rondstuurt, zal bijna niemand de kans hebben gehad het op tijd te lezen.
10. Zorg dat je vooraf een ruimte reserveert of in ieder geval precies weet waar je gaat vergaderen. Er zijn weinig dingen meer zonde van je tijd dan met de hele groep over de gang dwalen, op zoek naar een vrije ruimte.
11. Stel een agenda op voor de vergadering, en print deze voor iedereen uit zodat je de agenda kunt uitdelen bij aanvang van de vergadering. Op deze manier weet iedereen wat de bedoeling is en houd je beter de regie over de vergadering.
12. Als je wilt dat mensen opletten, deel dan geen handouts uit aan het begin van de vergadering. Mensen zullen er meteen doorheen gaan bladeren en zijn daardoor afgeleid terwijl jij een belangrijk verhaal aan het vertellen bent.
13. Blijf van je gsm af tijdens de vergadering. Iedereen zal doorhebben wat je aan het doen bent en zal vervolgens hetzelfde gaan doen. Deze tijd is gereserveerd voor de vergadering, daarna kun je weer voor jezelf gaan doen wat je wilt.
16. Houd goed bij welke actiepunten er tijdens de vergadering aan bod komen. Maak er een lijst van en stuur deze na afloop rond aan alle deelnemers. Vermeld er indien mogelijk meteen netjes bij wie er verantwoordelijk is en wat de deadline is.
17. Als iemand te veel aan het woord is, mag je die persoon best vriendelijk de mond snoeren. Andersom is het goed om mensen die te stil zijn te motiveren om ook iets bij te dragen. Het zou zomaar kunnen dat die persoon hele goede ideeën heeft, maar er niet tussen kan of durft te komen.
18. Als het gesprek afdwaalt naar zaken die nu niet aan de orde zijn, neem dan de regie in handen en zet de discussie weer op de rails. Zeg bijvoorbeeld: 'We hebben nog maar tien minuten, dus laten we dit onderwerp bewaren voor de volgende keer.
19.'Als de vergadering meer dan een uur duurt, plan dan een pauze of twee in, en breng deelnemers hier vooraf van op de hoogte. Als mensen weten dat die pauze er straks aankomt, kunnen ze zich beter focussen op de tien minuten die nog daarvoor resteren.
20. Let op lichaamstaal. Je kunt goed aan mensen zien of ze zich vervelen of niet aan het opletten zijn, als je een beetje goed om je heen kijkt.
21. Het kan goed zijn om een notulist aan te wijzen. Laat hem of haar aantekeningen maken van de belangrijkste punten, zodat de rest kan focussen op de vergadering zelf.
22. Staan er vaste wekelijkse of maandelijkse vergaderingen in je agenda? Vraag jezelf dan af of die wel altijd nodig zijn. Ben je tevreden over de methode, de deelnemers en de tijd die ervoor staat? Zo niet, dan hoef je het natuurlijk niet tot in het oneindige op dezelfde manier te blijven doen.
Hoe beter de etiquetteregels tijdens een vergadering, hoe effectiever het resultaat. Maar wat houden die regels precies in? Hoe voorkom je de ergernis van rinkelende, trillende en piepende smartphones? Hoe vermijd je irritatie van collega’s die door elkaar heen spreken of vergadertijgers die koste wat het kost hun eigen gelijk willen krijgen? Lees de 11 regels om efficiënt te vergaderen.
1. Het goede voorbeeld geven
Verbeter de vergadering, begin bij jezelf! Zelf het goede voorbeeld geven, is de basis van succes. Wie zich niet aan de vergaderregels houdt, heeft ook het recht niet om anderen daar op aan te spreken. Dus: houd je voor de volle 100% aan de afgesproken etiquette van het vergaderen en laat daarmee aan anderen zien hoe het hoort.
2. Communicatiemiddelen uit
Focus op vergaderen zonder de afleiding en storende invloed van mobiele telefoons, tablets of laptops. Zorg dat aanwezigen alleen bezig zijn met de vergadering en niet met mailen, bellen, whatsappen, twitteren of facebooken. Iedereen laat communicatiemiddelen uit om onderbrekingen te voorkomen. Als je jouw communicatiemiddel echt niet uit kunt zetten, meld dit dan vóór de vergadering en neem alléén dat ene urgente telefoontje aan.
3. Geen bommen
Je kent ze wel, de ‘bommenleggers’. Mensen die met hun – soms dodelijke – opmerkingen, de discussie plat leggen en de sfeer negatief beïnvloeden. Laat dit soort bommen de discussie of de vergadering niet verpesten. De voorzitter heeft een belangrijke rol om de veroorzaker hier op aan te spreken. Maar ook andere aanwezigen kunnen hierop reageren. Bijvoorbeeld door een time out te nemen of er een humorvolle twist aan te geven.
4. Wees positief
Denk je in obstakels of in mogelijkheden? Zie je eerder kansen of bedreigingen? Besef, zeker als voorzitter, dat een positieve houding veel effectiever is voor het oplossen van problemen dan een negatieve houding. Het constructief formuleren van ideeën zorgt bovendien voor een goede sfeer. Mensen krijgen vaak meer energie van iets opbouwen dan iets afbreken. Een positieve houding helpt om problemen tijdens een vergadering juist te transformeren naar mogelijkheden voor verbetering en groei.
5. Participeer bewust
Als je niet-fysiek bij elkaar komt voor een vergadering, is het van belang om er mentaal wèl bij te zijn. Zit je in een conference call of OCS-meeting? Neem dan actief deel aan het gesprek. Succesvol virtueel vergaderen begint met volledige participatie. Dus zorg dat je niet met andere werkzaamheden bezig bent, zoals autorijden of lezen, en voorkom afleiding om je heen. Multitasken gaat niet samen met vergaderen, dus zorg voor 100% vergaderfocus!
6. Hard op de inhoud, zacht op de relatie
Een goede vergadering kenmerkt zich door focus op inhoud met respect voor de relatie. Oftewel, bestrijd het argument in plaats van degene die argumenteert. Het is voor een voorzitter belangrijk om de discussie te blijven overzien, zonder hier zelf aan deel te hoeven nemen. Zo kan hij of zij objectief ingaan op situaties waarin op de relatie in plaats van op de inhoud wordt gespeeld.
7. Eén centrale focus
Het doel van vergaderen, namelijk gezamenlijk overleggen, discussiëren, brainstormen of besluiten nemen, kan worden belemmerd door meervoudige discussies. Als er meerdere gesprekken tegelijk gaande zijn, valt dit niet centraal te volgen. Dit komt de besluitvorming niet ten goede. Een goede voorzitter houdt lijn in de discussie en voorkomt dat meerdere discussies tegelijk worden gevoerd of dat er onderling wordt gesmoesd.
8. Bereid je voor
Hoe beter deelnemers zich voorbereiden, hoe effectiever een vergadering verloopt en hoe korter vergaderingen duren. Het is het meest simpele en effectieve aspect van vergaderen dat in de praktijk het minst wordt uitgevoerd. Wil je vergadertijd reduceren? Zorg dan op tijd voor verspreiding van de agenda en de daarop genoemde stukken. Lees alles goed door, rond jouw actiepunten af en ken de voortgang van jouw projecten.
9. Wees duidelijk en transparant
Wees duidelijk en transparant. Gebruik liever Jip en Janneke taal, die voor iedereen te volgen en begrijpen is, dan jargon en wollige teksten. Dit bevordert begrip en een heldere, constructieve discussie. Vergaderen gaat over communiceren en communiceren lukt alleen als iedereen je begrijpt. Wie weet, nodig je daarmee anderen uit om jouw bijdrage verder te verbeteren.
10. Respecteer elkaar
Respect voor elkaar en voor het proces is de basis van een vruchtbare vergadering. Juist wanneer discussies hoog oplopen, is het belangrijk om elkaar te blijven respecteren.
11. Actief luisteren
Probeer echt te begrijpen wat de andere zegt, vorm niet direct je eigen mening en blokkeer de andere niet. Naar iedereen moet er eerst oprecht worden geluisterd. Wees open voor andere initiatieven en ideeën.